Создание систем управления корпоративным контентом (ECM)

Департамент корпоративных информационных систем ALP Group (ООО «АЛП-ИС», или ДКИС) — ведущий российский разработчик ИТ-решений для управления крупными коммерческими и государственными организациями, основанных на программных продуктах «1С», — официально объявляет об открытии новой практики, целью которой является создание, внедрение и сопровождение современных ECM-решений, построенных на базе программного продукта 1С:Документооборот, собственных разработок ДКИС и разработок других российских компаний. Особенностью этих решений является их тесная интеграция с ERP-системами и средствами непрерывного улучшения и роботизации бизнес-процессов (process mining и robotic process automation, соответственно), а также менеджмента на основе данных (data-driven management, или ddm). Такие ECM-решения облегчат крупным территориально распределенным российским организациям процесс масштабной цифровой трансформации (например, связанной с внедрением ОЦО), а также справляться с интенсивным потоком разноплановых изменений организации, создавать централизованные и распределенные электронные архивы.

Новая практика является одним из приоритетных направлений работы ДКИС. Её созданию предшествовало выполнение ряда крупных проектов, в рамках которых на фоне значительных изменений в организациях-заказчиках (включая переход на ОЦО в бухгалтериях и в управлении финансами) были разработаны и внедрены ECM-решения, значительно отличающиеся по функциональным возможностям, назначению и точкам сопряжения с другими элементами системы управления предприятием. Эти проекты позволили выявить наиболее востребованные варианты применения ECM, определить бизнес-ценность различных применений технологии ECM для заказчика, а также готовность последних к применению таких систем.

Кроме того, во всех случаях совместное применение технологий ERP и ECM привело к существенному увеличению производительности труда пользователей, а также снизило риски потери или нарушения целостности информации, в отношении которой имеются требования по срокам хранения и по управлению доступом. Еще больший эффект достигается в тех проектах, где также применяются и какие-то из вышеперечисленных новых технологий (например, RPA и process mining). Предприятие становится более управляемым и адаптивным, пропадают проблемы, связанные с сосуществованием в различных территориальных единицах актуальных и устаревших наборов реквизитов документов и регламентов бизнес-процессов, а простота поиска информации (особенно если используются наработки ДКИС по применению метаданных на всех этапах работы с документами) позволяет эффективнее работать практически любым подразделениям. При этом большинство эффектов можно оценить количественно и проверять в ходе внедрения.

1С:Документооборот — современная ECM-система с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников, удовлетворяющая требованиям ГОСТов и ISO по ведению документооборота. Система позволяет описать сложные бизнес процессы (автоматический и ручной запуск регламентов, последовательное или параллельное выполнение действий, простые и многоступенчатые действия и др.) и распространить актуальную версию шаблонов и конфигураций во все территориальные единицы организации. Также в 1С:Документооборот имеются средства мониторинга и визуализации бизнес-процессов компании, а также встроенные средства контроля исполнительской дисциплины (с возможностью уведомления пользователей о нарушении сроков) и средства контроля рабочего времени, затраченного на выполнение задач. В качестве вспомогательных средств в ECM-решениях ДКИС используются продукты Open Source, например, система оптического распознавания текста CuneiForm и инструментарий для обработки изображений ImageMagick.

Системы управления корпоративным контентом, создаваемые в рамках новой практики ДКИС, будут обеспечивать сбор, управление, эффективное хранение, архивирование, поиск, извлечение и доставку всевозможных электронных документов (а при наличии спроса — и мультимедийных данных) всем потребителям внутри организации. Отметим также, что по желанию заказчика создание и внедрение ECM-решений может быть организовано как по классической проектной схеме, так и адаптивно (на основе подходов Agile и DevOps).

ECM-решения ДКИС могут охватывать полный жизненный цикл корпоративной информации, обеспечивать выполнение требований по срокам хранения различных категорий документов, включая долгосрочное хранение. Это позволяет организациям, использующим такие решения, соответствовать устойчивому долгосрочному тренду на повышение юридической значимости применения ИТ.

ECM-практика ДКИС будет взаимодействовать с традиционными направлениями (бухгалтерский, управленческий и налоговый учет, торговля, HR, ERP и др.) и с новыми практиками (BI, RPA, process mining и др.). В настоящее время ECM-практика сфокусирована на разработке методик применения систем управления корпоративным контентом в нескольких категориях ИТ-решений, среди которых: улучшение и упорядочивание взаимодействия сотрудников, стандартизация процессов, обеспечение полного контроля и сохранности документации и иной корпоративной информации, выявление типичных дорожных карт внедрения комбинированных решений (ECM и ERP или iERP) у различных категорий заказчиков.