Автоматизация закупок: работа с условиями поставок

Периодически возникают ситуации, когда при оформлении заказа клиента товара не хватает на складе. Или этот товар отсутствует в данный момент, потому что он не слишком популярный среди клиентов компании и иметь складской запас не имеет смысла. Или номенклатура настолько велика, что абсолютно весь ее состав сложно и не целесообразно постоянно иметь под рукой. В любом случае, недостаток нужно восполнить, приобрести в срок в пределах, оговоренных с заказчиком, и, возможно, пополнить свои запасы данного продукта.

Тут мы сталкиваемся со следующими вопросами: 1) у кого покупать – конечно, может быть, что у нас есть постоянный поставщик данной позиции, налаженные каналы связи и хорошие партнерские отношения, и тогда эта проблема отпадает сама собой (появляется вопрос номер 2). Но если таких связей нет? А если товар вообще никогда и нигде еще не закупался? Что делать? 2) Нужна цена. Заказчик хочет 1000 штук по 5 рублей. Поставщик не согласен. Или, например, согласен, но не совсем - по 5 рублей он поставит 500, а остальные 500 по 7. Как быть? 3) Сроки и расходы на доставку. Мало того, что 500 по 5, а 500 по 7, так еще и первые 500 поплывут морем, а вторые 500 пешком придут. Надо выстроить маршрут. 4) А еще может быть, поставщик нас устраивает, но меньше 1500 он нам никогда не поставляет, принцип у него такой. Опять вопрос.

В качестве решения может использоваться информационная система с инструментом автоматизированных закупок, предусматривающая работу с поставщиками и ведение справочника контрагентов с указанием, что данный контрагент занимается поставкой вот таких товаров и вот таких, от такого-то производителя. Также одним немаловажным требованием к подобному программному продукту является возможность взаимодействия сотрудников из отделов продаж, закупок и логистики, так как чем быстрее мы ответим клиенту, тем вероятнее состоится продажа, а скорость подготовки предложения для заказчика как раз и зависит от слаженной работы этих подразделений.

Для удобства формирования, ведения и хранения данных о всех возможных условиях поставки лучше использовать один централизованный объект, имеющий связи с соответствующими документами (относящимися к сделке). Таким объектом может быть котировка.

Котировка сама по себе – цена, объявленная продавцом, по которой он готов продать товар. На практике же случаются довольно разные ситуации, как по сроку действия предложения, так и по объему поставки или надежности данной цены. Условно котировки можно поделить на следующие типы:

Акция – временная котировка. Служит для выделения в общем списке котировок краткосрочных предложений поставщиков.

Квота – условие поставки товара, включающее в себе обязательства по выкупу определенного количества товара у поставщика независимо от потребности компании (тот самый пример, когда нам нужна 1000, а поставщик продает только 1500). Также может открываться для конкретного клиента у определенного поставщика для получения наиболее выгодных условий поставки. В квоте контролируется объем поставки по данной котировке, и он не может превышать значение объема, указанное в квоте. Для использования квоты требуется отправлять запрос в отдел закупок с целью ее согласования для конкретной сделки.

Котировка – условия поставки товара поставщиком в заданную точку, то есть когда нам необходимо, чтобы груз с товаром был доставлен именно в Гамбург, а не в Хельсинки или в какой-то другой пункт.

Предложение – условие поставки предлагаемое поставщиком, которое требует обязательной дополнительной проверки, так как может быть недостоверным. Теоретически ведь может быть, что поставщики сами предлагают нам свою продукцию, так как они тоже ищут возможных клиентов. Такие цены должны проходить обязательное согласование в отделе закупок, до завершения полной проверки использовать их не следует.

Фиксированная котировка – надежная котировка, не требующая дополнительной проверки. Это те цены, которые мы используем в работе постоянно. Отдел продаж может выбирать ее самостоятельно без обращения в отдел закупок за согласованием.

В любом из типов котировок поставщик может поставлять разные количества (в сумме удовлетворяющие нашей потребности) по разным ценам и с разным сроком доставки.

Однако при управлении закупками важна не только цена товара, но и как он к нам попадет. Закупщика интересует в какую точку будет доставлен груз поставщиком, как и каким путем его из этого пункта забирать, сколько это займет времени, подходит ли такой срок целевому заказчику.

Поскольку зачастую при доставке грузов используется какой-то определенный набор маршрутов, то логично иметь в системе справочник маршрутов, этапов обработки (из пункта А в пункт Б едем морем, а из Б в В самолетом), стоимости этих перемещений, способов доставки (море, авиа, ж/д транспорт), скидок в зависимости от величины груза.

Таким образом, при составлении котировки (даже одной) у нас может быть сразу несколько вариантов покупки, которые оценивает закупщик и предлагает их как возможные для сделки продавцу.

Что касается выбора возможных поставщиков, для рассылки им запросов на котировку (также с помощью системы), то, если товар новый и в его карточке указан производитель, при первом создании котировки в качестве контрагентов для рассылки запросов будет указан только один этот производитель. У клиента также может быть свой список желаемых поставщиков, его следует указывать при отправке запроса на котировку в отдел закупок. При приеме ответов по ценам мы регистрируем заявки от поставщиков, и система запоминает, что помимо F данный продукт могут еще поставить M и K, записывает это в их карточки, и в дальнейшем будет предлагать их как возможных поставщиков.

В итоге получаем, что котировки – это не просто цены, а целый справочник цен поставщиков и даже справочник цен закупки при наличии стандартных маршрутов доставки (цена поставщика + дополнительные расходы), то есть это совокупность условий поставки конкретного товара.

Более того, этот инструмент еще удобен и тем, что на его основе можно планировать график поставок клиенту.

В заключение отметим, что организация и проведение закупок – достаточно сложный и объемный вопрос в автоматизации торговли. Здесь следует учитывать многие нюансы и особенности, в том числе касающиеся какого-то определенного направления торговли.

В системе Oremax для этих целей предназначен модуль «Управление закупками».

Александра Перова, бизнес-аналитик компании Oremax